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Las conferencias virtuales son claramente una parte importante de la vida habitual, aunque aún suelen simbolizar un desafío para muchos. Por eso, en este post de Molvertech nos centramos en los puntos clave de estas, sus ventajas y cómo hacerlas. ¿Planeás una? ¿Quizás la primera? ¡Seguí leyendo!

  1. Elegí la herramienta que vas a usar para la conferencia virtual

Algo esencial al momento de determinar cómo hacer una conferencia virtual es conocer cuáles son las plataformas de reunión online y optar por una. WebEx, GoTomeeting o join.me son algunas de las principales. Al momento de conversar con un cliente sobre una conferencia virtual, asegúrate de conversar sobre el software a usar.

Considerá que no siempre debés utilizar la plataforma de tu negocio. Quizás tu cliente no pueda acceder a ciertas herramientas o puede pasar que su departamento de TI tenga que aprobar la descarga para unirse. Tené claro de enviar con antelación los enlaces y siempre tené al alcance Skype o Google por si es necesario ir por lo tradicional.

herramienta conferencia virtual
  1. Establecé si será por teléfono o señal de voz

Si el cliente opta por marcar por teléfono, configurá un número de línea para la conferencia y mantené el código para conectarse de manera directa. Si la empresa no cuenta con software de conferencia telefónica, podés configurar una cuenta sin costo. Siempre averiguá previamente qué dispositivo utiliza.

  1. Configurá la invitación a la reunión 

El proceso puntual para configurar el encuentro puede variar según el tipo de herramienta de conferencia virtual que se use. Pero existen algunos puntos básicos que debés contemplar:

  1. Mandá la invitación a tus clientes por email

Luego de creada la reunión, el sistema muestra el enlace del asistente, el código de la conferencia y la data de la llamada. Mandá toda esa información a tu cliente.

Si la herramienta no crea de forma automática instrucciones para unirse, escribí una línea comunicándose a los asistentes cómo encontrarse de forma virtual con vos llegado el instante. Y ponele título a la reunión, la fecha, hora y tu nombre para que el otro pueda hallarlo fácil.

  1. Generá una invitación en el calendario

Además de mandar por correo electrónico los enlaces y códigos del encuentro online, es aconsejado que crees una invitación de calendario con la misma data. Así, tus asistentes aparecerán de modo automático en su sistema de recordatorio, sin buscar en la bandeja.

Usá un calendario de reuniones para que los interlocutores se unan y sepas quienes participan.

  1. Unite con tiempo a la reunión

Como quien organiza, debés estar antes que el resto en la conferencia virtual para asegurarse el buen funcionamiento. Las dificultades técnicas pueden inquietar a los asistentes que se han tomado el tiempo para el evento.

Si usás el audio incorporado de la PC, te sugerimos que uses el audio de la computadora; caso contrario, asegúrate de que hables al micrófono para que puedan oírte.

Casi todas las herramientas muestran los niveles de voz para ofrecer una señal visual del audio. Ajustá esos niveles si es preciso y comprobá que estés en la lista como el anfitrión para cpoder compartir pantalla si es el caso.

  1. Alistá tu PC para compartir pantalla

Si vas a mostrar un video, una presentación de PowerPoint o algún apoyo visual durante la presentación, abrila, agrandala y centrala en tu pantalla.

Además, cerrá las otras ventanas o pestañas que puedan distraerte. Escaneá la pantalla y considerá cómo la verán los otros para que esté bien desde la apariencia visual.

  1. Da la bienvenida a los que asisten por medio de la función del chat

Si tu plataforma de conferencia online cuenta con chat, como casi todas, y existe un asistente en la llamada, escribí un mensaje corto de bienvenida en el cuadro de chat. Deciles a los invitados que pueden escribir una pregunta si no quieren interrumpir la presentación.

  1. Una vez todos unidos, compartí pantalla

previo a iniciar la reunión, pedí a todos que comprueben que pueden visualizar tu pantalla y escucharte con claridad. 

  1. Cliqueá el botón de grabación, si es el caso

Si tu cliente te pidió grabar el encuentro, asegúrate de cliquear en el botón de grabar antes de iniciar. Después, mandá la presentación por email a quienes participan.

  1. Puede haber errores

Lo ideal es trabajar siempre cada detalle para evitarlos, pero contemplá que en un evento así, igual que en el físico, puede haber cosas que salgan mal. Lejos de pensarlo como un fracaso, puede que la PC se congele, un asistente falle por salud o la luz se corte. Lo mejor acá si sucede un imprevisto es mantener la calma y saber que se trata de algo ajeno a la voluntad. Hacer bromas o relajar el asunto es una buena manera de esperar a la solución. Si no se logra, siempre se puede solicitar la asistencia técnica o de ayuda necesaria al departamento TI, o bien reprogramar la cita.

¿Qué es una conferencia virtual?

Una pregunta habitual es conocer en detalle y de forma sencilla qué es una conferencia virtual. Lo cierto, es que se trata de una comunicación online con uno o más anfitriones, donde la temática y contenidos son a la vez oídos por muchos participantes que se encuentran en otros lugares y se conectan en tiempo real por medio de plataformas de videoconferencia para participar e interactuar en formatos como chats y encuetas.

que es una conferencia virtual y ventajas

Tipos de reuniones virtuales

Existen diversos tipos de reuniones virtuales que se pueden realizar usando plataformas de conectividad y colaboración online. si consideramos el formato o plataforma para hacerla, encontramos:

De acuerdo a quienes lo imparten, un evento virtual se puede dividir en:

Habitualmente, además existen varios tipos de reuniones online, según también su enfoque o propósito:

Ventajas de la conferencia virtual

Son variadas las ventajas de la conferencia virtual, en especial por su adaptabilidad, simplicidad y flexibilidad para unir a muchas personas en tiempo real desde diferentes lugares. En lo que sigue conocemos las más destacadas:

Como vimos hasta acá, una conferencia virtual puede ser una extraordinaria manera para conectar los negocios con una audiencia amplia e interesada en el tema a tratar, sin que los límites de tamaño o la ubicación sean un impedimento. No obstante, es clave la planeación del encuentro, ya que puede ser todo un desafío, por lo que tomarse el tiempo o contar con la asistencia de profesionales del sector es clave para el éxito final.