Las conferencias virtuales son claramente una parte importante de la vida habitual, aunque aún suelen simbolizar un desafío para muchos. Por eso, en este post de Molvertech nos centramos en los puntos clave de estas, sus ventajas y cómo hacerlas. ¿Planeás una? ¿Quizás la primera? ¡Seguí leyendo!
- Elegí la herramienta que vas a usar para la conferencia virtual
Algo esencial al momento de determinar cómo hacer una conferencia virtual es conocer cuáles son las plataformas de reunión online y optar por una. WebEx, GoTomeeting o join.me son algunas de las principales. Al momento de conversar con un cliente sobre una conferencia virtual, asegúrate de conversar sobre el software a usar.
Considerá que no siempre debés utilizar la plataforma de tu negocio. Quizás tu cliente no pueda acceder a ciertas herramientas o puede pasar que su departamento de TI tenga que aprobar la descarga para unirse. Tené claro de enviar con antelación los enlaces y siempre tené al alcance Skype o Google por si es necesario ir por lo tradicional.
- Establecé si será por teléfono o señal de voz
Si el cliente opta por marcar por teléfono, configurá un número de línea para la conferencia y mantené el código para conectarse de manera directa. Si la empresa no cuenta con software de conferencia telefónica, podés configurar una cuenta sin costo. Siempre averiguá previamente qué dispositivo utiliza.
- Configurá la invitación a la reunión
El proceso puntual para configurar el encuentro puede variar según el tipo de herramienta de conferencia virtual que se use. Pero existen algunos puntos básicos que debés contemplar:
- Optar por la opción de reunión que deje que ambas partes dialoguen. Por ejemplo, GoToMeeting muestra una opción GoToWebinar que permite que se unan hasta 100 participantes, pero recordá que pueden silenciarse y eso no es siempre lo que se busca.
- Utilizá un título concreto para nombrar cada reunión. Incluí tu nombre y el propósito de la llamada.
- Colocá la fecha y hora certera. Considerá las zonas horarias de los que van a participar.
- Elegí la opción de audio ideal, la línea de conferencia y las capacidades de audio que se incluyen.
- Configurá tu usuario como anfitrión del evento. Esto permite compartir la pantalla y editar la data de la reunión, de ser preciso.
- Mandá la invitación a tus clientes por email
Luego de creada la reunión, el sistema muestra el enlace del asistente, el código de la conferencia y la data de la llamada. Mandá toda esa información a tu cliente.
Si la herramienta no crea de forma automática instrucciones para unirse, escribí una línea comunicándose a los asistentes cómo encontrarse de forma virtual con vos llegado el instante. Y ponele título a la reunión, la fecha, hora y tu nombre para que el otro pueda hallarlo fácil.
- Generá una invitación en el calendario
Además de mandar por correo electrónico los enlaces y códigos del encuentro online, es aconsejado que crees una invitación de calendario con la misma data. Así, tus asistentes aparecerán de modo automático en su sistema de recordatorio, sin buscar en la bandeja.
Usá un calendario de reuniones para que los interlocutores se unan y sepas quienes participan.
- Unite con tiempo a la reunión
Como quien organiza, debés estar antes que el resto en la conferencia virtual para asegurarse el buen funcionamiento. Las dificultades técnicas pueden inquietar a los asistentes que se han tomado el tiempo para el evento.
Si usás el audio incorporado de la PC, te sugerimos que uses el audio de la computadora; caso contrario, asegúrate de que hables al micrófono para que puedan oírte.
Casi todas las herramientas muestran los niveles de voz para ofrecer una señal visual del audio. Ajustá esos niveles si es preciso y comprobá que estés en la lista como el anfitrión para cpoder compartir pantalla si es el caso.
- Alistá tu PC para compartir pantalla
Si vas a mostrar un video, una presentación de PowerPoint o algún apoyo visual durante la presentación, abrila, agrandala y centrala en tu pantalla.
Además, cerrá las otras ventanas o pestañas que puedan distraerte. Escaneá la pantalla y considerá cómo la verán los otros para que esté bien desde la apariencia visual.
- Da la bienvenida a los que asisten por medio de la función del chat
Si tu plataforma de conferencia online cuenta con chat, como casi todas, y existe un asistente en la llamada, escribí un mensaje corto de bienvenida en el cuadro de chat. Deciles a los invitados que pueden escribir una pregunta si no quieren interrumpir la presentación.
- Una vez todos unidos, compartí pantalla
previo a iniciar la reunión, pedí a todos que comprueben que pueden visualizar tu pantalla y escucharte con claridad.
- Cliqueá el botón de grabación, si es el caso
Si tu cliente te pidió grabar el encuentro, asegúrate de cliquear en el botón de grabar antes de iniciar. Después, mandá la presentación por email a quienes participan.
- Puede haber errores
Lo ideal es trabajar siempre cada detalle para evitarlos, pero contemplá que en un evento así, igual que en el físico, puede haber cosas que salgan mal. Lejos de pensarlo como un fracaso, puede que la PC se congele, un asistente falle por salud o la luz se corte. Lo mejor acá si sucede un imprevisto es mantener la calma y saber que se trata de algo ajeno a la voluntad. Hacer bromas o relajar el asunto es una buena manera de esperar a la solución. Si no se logra, siempre se puede solicitar la asistencia técnica o de ayuda necesaria al departamento TI, o bien reprogramar la cita.
¿Qué es una conferencia virtual?
Una pregunta habitual es conocer en detalle y de forma sencilla qué es una conferencia virtual. Lo cierto, es que se trata de una comunicación online con uno o más anfitriones, donde la temática y contenidos son a la vez oídos por muchos participantes que se encuentran en otros lugares y se conectan en tiempo real por medio de plataformas de videoconferencia para participar e interactuar en formatos como chats y encuetas.
Tipos de reuniones virtuales
Existen diversos tipos de reuniones virtuales que se pueden realizar usando plataformas de conectividad y colaboración online. si consideramos el formato o plataforma para hacerla, encontramos:
- Webinarios: seminarios que quedan grabados o se dan en tiempo real para mostrarse en video online.
- Webcast: es un tipo de conferencia en línea con un servicio de proyección parecido al de la TV, pero virtual.
- Web Meeting: una reunión online, en especial de negocios.
- Presentaciones en línea: se proyecta un material visual para los presentes.
De acuerdo a quienes lo imparten, un evento virtual se puede dividir en:
- Individual: cuando es una sola persona que lo da y habla a los participantes.
- Grupal: cuando dos o más anfitriones hacen las veces de presentadores.
- Jerárquico: es especial para áreas laborales, cuando un mando le habla a su equipo de colaboradores.
- Educativa: en los casos en que el propósito es compartir conocimiento.
- Comercial: cuando el fin de la reunión virtual es celebrar un contrato de venta.
Habitualmente, además existen varios tipos de reuniones online, según también su enfoque o propósito:
- Por departamento: se trata de reuniones periódicas para que los miembros del equipo estén al día con los temas laborales del área.
- De planificación: son las que se usan para poder generar acuerdos, fijar objetivos y establecer estrategias acerca de un proyecto concreto.
- Brainstorming: encuentros en los que los que participan crean ideas y soluciones para resolver problemas.
- De retroalimentación: son los que brindan comentarios y evaluaciones sobre el trabajo hecho o el desempeño de áreas o personas.
- De capacitación: aquellas que se enfocan en brindar capacitación y desarrollo profesional a usuarios, más allá del lugar físico en el que estén.
- Entrevistas online: se brindan para entrevistar candidatos a puestos laborales. Son típicas de puestos de RR.HH.
- Reuniones sociales: las que se centran en estimular las relaciones entre miembros y compañeros de equipo, aun a distancia.
Ventajas de la conferencia virtual
Son variadas las ventajas de la conferencia virtual, en especial por su adaptabilidad, simplicidad y flexibilidad para unir a muchas personas en tiempo real desde diferentes lugares. En lo que sigue conocemos las más destacadas:
- Alcance masivo: los participantes pueden unirse desde cualquier punto, sin problemas relacionados a barreras geográficas, desde dónde sea, siempre que cuenten con una conexión a internet.
- Ahorro de recursos y tiempo: como los participantes no deben moverse ni viajar hasta el sitio del encuentro, existe un potente ahorro de presupuesto y horarios.
- Audiencia extensa: al ser virtual, una conferencia puede atraer a una audiencia más amplia en relación a una presencial, al no estar limitada por su capacidad física o de sitio. Este es uno de los mayores beneficios visibles.
- Horarios flexibles: las conferencias virtuales pueden quedar grabadas y disponibles para ser vistas luego, lo que permite a los que participan ajustar su horario a sus posibilidades.
- Más visibilidad: estas conferencias online se pueden promocionar en la red, lo que sube la visibilidad del evento y por lógica, atrae más audiencia.
- Contenidos variados: la temática y materiales que se usan en una conferencia son diferentes, así que se puede apoyar en diapositivas, videos, multimedia y más.
- Participación sencilla: los que participan en el evento virutal pueden inscribirse y acceder de forma fácil, lo que simplifica el proceso de asistencia.
- Amigable con el medio ambiente: para quienes asumen un compromiso con este asunto, las conferencias virtuales que no demandan traslados ni papeleos, también ayudan a reducir la huella de carbono y el uso de los recursos.
Como vimos hasta acá, una conferencia virtual puede ser una extraordinaria manera para conectar los negocios con una audiencia amplia e interesada en el tema a tratar, sin que los límites de tamaño o la ubicación sean un impedimento. No obstante, es clave la planeación del encuentro, ya que puede ser todo un desafío, por lo que tomarse el tiempo o contar con la asistencia de profesionales del sector es clave para el éxito final.