Dropbox es una de esas aplicaciones que una vez que se comienzan a usar para algo, acaban por ser útiles para muchos casos e incluso optimizan muchos aspectos de las prácticas laborales cotidianas. Y, si además del propietario hay trabajo en equipo, el cambio es súper sólido, porque es una herramienta clave para esto.
Sin embargo, aún existen muchas personas que al momento de colaborar o compartir con otras personas algunos tipos de documentos, optan por continuar usando el email como vía de intercambio o se preguntan cómo usar Dropbox para trabajar en equipo. Y en este sentido, adjuntar, modificar, renombrar y reenviar sigue siendo la manera que conocen, aun cuando no sea todo lo productiva que parece.
Por otro lado, Dropbox brinda múltiples alternativas y usos eficientes para compartir en equipo.
Un buen tip para usar Dropbox con más personal, colaboradores o clientes es utilizar carpeta común para Proyectos y Clientes
El uso más típico de esta herramienta es el de compartir una carpeta entre varios. De esta manera, se crea una o más carpetas para los diferentes Proyectos y Clientes. Después, se colocan allí todos los archivos a los que los diferentes miembros del equipo deben tener acceso: informes, documentos, presentaciones comerciales, hojas de cálculo. Luego, se faculta a cada persona a ingresar. La alternativa para controlar y restaurar versiones es ideal para trabajar en equipo.
Grandes ventajas de centralizar la información en carpetas comunes:
- Los miembros del equipo pueden acceder siempre a las últimas versiones de cada archivo
Todos los archivos son accesibles desde cualquier equipo autorizado. Si algún integrante borra por error un fichero, este puede ser recuperado.
Si se hacen cambios en uno pero se quieren deshacer, se puede volver sobre el historial y restaurar cualquier versión anterior.
Se puede ingresar a estos archivos en ruta desde el teléfono móvil y más dispositivos.
Si no se cuenta con un portátil, alcanza con una PC con navegador para consultar todo tipo de datos de esas carpetas.
En caso de que los miembros del equipo cuentan con un dispositivo, cualquier archivo puede marcarse como favorito e ingresar a este aun cuando no exista conexión.
A su vez, se puede otorgar acceso puntual a clientes externos para que puedan ir revisando, corrigiendo o tomando de la carpeta las versiones o revisiones que vayan haciendo.
- Se trabaja con Tablón de Anuncios interno
Elementos como calendario de vacaciones, lista actualizada de contactos y números de teléfono, acciones conjuntas y más son posibles aquí. Variedad de avisos, notificaciones y actualizaciones que habitualmente se comunican por correo electrónico, pueden hacerse a través de un Tablón de Anuncios para el personal.
Para esto, alcanza con generar una página web en HTML simple, colgarla en una carpeta y obtener una URL que cualquier archivo de Dropbox asigna. Solo con dar a los colaboradores esa dirección y que estos la guarden en Favoritos, ya pueden ingresar. Para conocer lo último en actualizaciones o novedades, solo tienen que cliquear.
Este uso es realmente interesante y valioso en pequeñas empresas o pymes que no tienen una Intranet personalizada. Una solución al alcance y de bajo presupuesto, que opera muy bien.
Y si lo que se quiere es que el Tablón esté al alcance de proveedores y también clientes, alcanza con colocar el archivo HTML en la carpeta de Dropbox y brindarles su enlace personal.
- Carpeta “activa” para reuniones y eventos
Cada vez que se visita a un cliente para tratar algún tema de interés, existen cosas para anotar de la actividad. Esto se puede hacer perfectamente en un documento de texto de una carpeta de Dropbox.
Por ejemplo, si estudiás las webs de los competidores, podés hacer capturas de las páginas y guardarlas aquí.
En la pizarra se pueden dibujar gráficos, hacer fotos y subirlas a la plataforma.
También grabar el audio o video de la reunión y guardarlo al finalizar en la carpeta acordada.
De esta forma. Y para cuando acabes de armarlo, todo el equipo de tareas, esté donde esté, tendrá acceso al material que se trató en el encuentro. Solo con una llamada o correo electrónico, se puede asignar a partir de allí tareas a cada uno y tiempos de respuesta.
- Depósito de Catálogos o Publicaciones
Si luego de un curso o evento hay que enviarle a un cliente una presentación grande en PDF, hacerlo a través de Dropbox es una gran opción.
Podés tener una carpeta fija con el nombre del asunto, como Cursos, Talleres o Eventos, y allí colocar las presentaciones oportunas. Después, distribuir el enlace del fichero para que los asistentes y o estudiantes puedan descargarlos cuando deseen.
Llevando este ejemplo a catálogos, manuales, documentos y guías, podés generar un gran depósito de publicaciones. Clientes, freelances, colaboradores en línea y proveedores con los que trabajamos de forma habitual pueden intercambiar esa data por email yendo de forma directa a una carpeta o mediante enlace.
- Generar una galería con fotos por evento
Recordá que Dropbox convierte las carpetas de imágenes en galerías con URL única.
En todas las cuentas de esta plataforma existe una carpeta que se denomina Photos. Al poner dentro de esta otra carpeta con varias fotos, Dropbox las detecta y de modo automático crea una galería de imágenes accesible desde todo navegador. Esta cuenta con un enlace exclusivo para compartir con quien desees.
Cenas de empresa, eventos con clientes, viajes, sponsoreos, reuniones… Y también imágenes gráficas o logos corporativos, al alcance de tu equipo.
- Flujo de tareas por medio de carpetas
Cada archivo en cada carpeta cuenta con una posición clara. Cuando cada miembro realiza cambios necesarios para el archivo a la siguiente carpeta sin tener que dar aviso. Esto puede hacerse con todo tipo de equipos que trabajen en documentos por fases, como presentaciones, informes o maquetaciones.
El historial con el control de cada versión de lo hecho asegura que, en caso de que alguien borre por error algún fichero, este pueda recuperarse a la versión anterior en cualquier instante.