¿Qué es Dropbox?

En primera instancia, Dropbox es un entorno seguro y flexible para la colaboración entre equipos de trabajo. Te permite desenvolverte libremente desde cualquier sitio. A medida que los entornos de trabajo mutan, la seguridad de IT sigue siendo una prioridad en la nueva modalidad distribuida de intercambio.

¿Sabían que, según estadísticas, el 70% de los empleados considera un trabajo sólo si se les permite trabajar desde la ubicación que desean? Consideran a la flexibilidad como un valor agregado a sus tareas.

También comprobamos que el 72% de los directores financieros espera una clara reducción de los metros cuadrados de las ubicaciones inmobiliarias en las empresas. Por otro lado, el 74% de los responsables de IT afirma que su preocupación principal es el nivel de seguridad de las herramientas de colaboración que los usuarios utilizan. Estas son, en muchos casos, sus cuentas personales donde la organización posee cero control y acceso.

Ante estas problemáticas, los equipos de trabajo se esfuerzan por mantener el enfoque y la conexión, teniendo como resultado el perder mucho tiempo en tratar de trabajar de manera colaborativa en la nube. Es por este motivo que el qué es Dropbox y para qué sirve comienza a ser una duda general.

Muchas personas ya la han oído nombrar. Surgió hace años como una plataforma en la nube para el almacenamiento de contenido, pero con el tiempo ha ido evolucionando y sumando nuevas y maravillosas prestaciones. Su foco no es ser solamente un storage de información. El objetivo de Dropbox es el respetar las 3C de la colaboración. Estas son:

• Contenido
• Comunicación
• Coordinación

Sí, el trabajo distribuido ofrece flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar. No obstante, miembros individuales del equipo ven el correo electrónico, el chat y las reuniones virtuales como flujos de trabajo separados para completar un proyecto. El enfoque ya no está en el trabajo, sino que responde a los procesos que mantienen el proyecto a flote. Dropbox desea resolver esto a través de la centralidad en el usuario. Brindando una plataforma fácil de utilizar, rápida y que resuelva en sí misma, todas las dinámicas cotidianas que pasan por el usuario final en su trabajo y con su equipo.

Para ello, también resuelve otro problema central en las empresas que es la seguridad y la confianza en la plataforma. Los usuarios pasan a tener completo acceso, control y trazabilidad de todos los documentos que están en la nube. Así la organización puede nombrar responsables para seguir estos archivos y tener un control del uso que se está haciendo de ellos.

Otro dato importante para las empresas es que Dropbox es completamente amigable con otras plataformas y servicios. Esto permite la creación de un ecosistema que funciona de manera coordinada y viene a resolver todas las demandas relacionadas a la infraestructura de la empresa que las posee.

Para que los equipos sean más productivos, esta plataforma aclara el panorama general. Permite que los gerentes se ocupen de sus tareas mientras los miembros avanzan solos en su trabajo ya que las fuerzas unificadoras para la colaboración ya no son ellos. Donde antes debían responder millones de consultas y ser nexo conector del contenido compartido en una jornada de trabajo, hoy ya no. Para eso está Dropbox. Para generar confianza, seguridad y maximizar resultados.

¿Cómo funciona Dropbox?

Primero, nos enfocamos en el análisis del flujo de trabajo. En Molver evaluamos la dinámica del equipo para poder ver cómo se manejan normalmente:

• ¿Cómo comparten contenido?
• ¿Qué carpetas usan?
• ¿Cómo es su día a día de colaboración en la nube?

Con estas interrogantes respondidas comenzamos a evaluar los planes a contratar de acuerdo a las necesidades. Algunas preguntas a realizarse son:

• ¿Necesita firma digital para sus documentos?
• ¿Envía archivos de contenido confidencial a menudo?
• ¿Le gustaría seguir los documentos para ver si sus clientes los abren?
• ¿Trabaja sobre documentos muy pesados?
• ¿Requiere que todo su equipo colabore sobre videos o imágenes?
• ¿Está interesado en tener un gran historial de sus archivos?
• ¿Debe almacenar contenido de un alto nivel de confidencialidad que requiere mucha seguridad?

Así, podrá seleccionar todas las opciones y herramientas que Dropbox posee, de acuerdo a lo que necesita.

Posteriormente, avanzamos con la migración de datos de una plataforma a la otra. Molver se ocupará de todo. Generamos un proyecto de prueba para que pueda evaluar si la dinámica le parece correcta y luego, a través de nuestro servicio de Data Migration, finalizamos el proceso de adopting.

Dropbox se caracteriza, como explicamos antes, por su facilidad de uso. Sin embargo, ofrecemos incluido con la adquisición de la plataforma, nuestra mesa de ayuda, capacitación técnica y del usuario final; y seguimiento. Con esta última propuesta nos aseguramos de mantenerlo actualizado de las novedades de esta plataforma que no para de evolucionar. Así verá realmente aprovechada su inversión, sacando el máximo provecho.

¿Cómo usar Dropbox?

Esta es la mejor pregunta para que nosotros les demostremos que es realmente la herramienta por excelencia si hablamos de facilidad de uso. Para manejarla después de haber contratado la licencia y realizado la migración del contenido, usted solamente deberá abrir su cuenta. Para ello, puede hacerlo por tres medios:

• Desde Internet, ingresando a www.dropbox.com
• Descargando Dropbox en su computadora e ingresando desde allí.
• Descargando la app a su celular o dispositivo (Tablet por ejemplo) y utilizando Dropbox desde este medio.

Recuerde que, de la parte tediosa de la contratación y la migración, Molver puede ocuparse de todo.

Luego usted podrá navegar las carpetas y documentos, viendo qué necesita para ese momento, actualizando y cargando nuevos archivos. Desde este espacio, usted podrá ver los movimientos de archivos y métricas, si su perfil tiene ese permiso otorgado. También podrá editar carpetas, realizar comentarios en archivos, enviar documentos, etc.

En caso de tener contratado DocSend o Dropbox Sign, ocurre lo mismo. Son ambos fáciles de gestionar y manejar.

Dropbox vs Drive

Pero ahora, vayamos a la comparativa que todos esperan cuando van a evaluar el adquirir Dropbox como dispositivo de almacenamiento. Hemos encuestados varios usuarios y muchos nos han explicado que ellos utilizan Drive, de Google. También nos han preguntado por qué deberían elegir Dropbox.

Primero, debemos comenzar explicando las características de Dropbox que la vuelven tan eficiente:

• No compite con ninguna plataforma y presenta alto rendimiento con todas (Mac, Windows, iOS, Android, Linux), dispositivos, ubicación, tipos y tamaños de archivos.
• Al ser integrable fácilmente, no es necesario dejar de ser cliente de Google para comenzar a ver los beneficios o posibilidades de Dropbox. Esto se debe a que perfectamente pueden trabajar en simultáneo y de forma coordinada, potenciándose entre sí.
• Presenta integraciones exhaustivas con Slack, Zoom, Atlassian; y asociaciones empresariales con Google, Microsoft. Dropbox se conecta a la perfección con más de 300 000 integraciones de aplicaciones de terceros.
• Permite crear un espacio de trabajo único en equipos de escritorio, la web, dispositivos móviles.
• Tiene facilidad de adopción. Su implementación es sencilla y cuenta con la capacidad de proteger de inmediato el contenido.
• Posee un rendimiento óptimo en todos los entornos con sincronización LAN, sincronización delta y sincronización por transmisión.

Pero, volviendo al punto. A diferencia de Google, Dropbox ofrece a los clientes una plataforma de colaboración abierta.

Dropbox	Google
Apoya a los usuarios en las herramientas con las que eligen trabajar.	Prioriza la experiencia de Google sobre la experiencia del usuario.
Se conecta sin problemas con más de 300 000 integraciones de aplicaciones de terceros.	Tiene dificultad para colaborar en herramientas que no son de Google.
Admite a los usuarios sin importar el ecosistema, el caso de uso, el tipo de archivo, el dispositivo o el sistema operativo.	Integración limitada de Slack y Zoom.
Su facilidad de uso implica menos capacitación, menos solicitudes de asistencia y más productividad.	Google tiene problemas con la facilidad de uso por su sincronización: los clientes utilizan diferentes herramientas según el caso.

Nuestros servicios

omo Elite partners de Dropbox nos ocupamos de todo: el análisis previo a la adquisición para entender la dinámica de trabajo y ofrecerles la mejor propuesta, la contratación de la plataforma con precios especiales, el adopting e implementación que incluye nuestro servicio de migración de datos y contenido, el seguimiento para mantenimiento de las carpetas (en caso de necesitarlo), mesa de ayuda, y capacitación para equipo técnico y usuario final. Esta última no suele ser necesaria, pero siempre está disponible en caso de preferirla.

A pesar de tratarse de una plataforma, la propuesta que hacemos para cada usuario es 100% personalizada. Podemos coordinar una reunión para crearle un espacio de demo de acuerdo a sus necesidades, donde usted podrá ver con sus propios ojos los beneficios de Dropbox. Estamos siempre disponibles para cualquier consulta. Le invitamos a dejarnos un comentario o contactarnos.

¡Gracias por leer!