Un webinar es ni más ni menos que un seminario web en video sobre un tema concreto y de contenido atractivo, útil e interactivo, que se hace en internet y se comparte, en tiempo real o pregrabado, con el público objetivo. Su fin es mejorar el conocimiento de marca y ganar mejores leads. Cómo expandirse con este formato de alto consumo.
Se suele decir que el webinar es semejante a brindar una conferencia con el contraste de que el público no está presente de forma física, aunque sí debe aceptar la participación de la audiencia para preguntar o comentar la presentación.
La utilidad del webinar es la misma que la de un seminario: obtener una información sobre un tema y poder preguntar y debatir, luego, sobre lo expuesto. Tal como podría pasar en un evento presencial.
No obstante, según sea el propósito pueden usarse para promocionar, capacitar al personal, organizar reuniones virtuales, presentar informes, compartir documentos y hasta networking.
Además, hay muchas empresas que los usan para segmentar contenidos y darlos a sus trabajadores como parte de su formación en línea. Un aspecto clave e innovador de este tipo de evento.
Conforme a su versatilidad, los webinars han ingresado al mundo académico y laboral, y sirven a las partes para asistir a clases y talleres sin necesidad de estar presentes o también, se utilizan como material extra de consulta y saber.
¿Cómo funciona un webinar?
Según el tipo, funcionan de una u otra forma, pero habitualmente, los webinars se realizan en tiempo real, con una fecha programada desde antes. Como todo evento presencial, en su armado y desarrollo está presente un conferenciante o más de uno, hablando en vivo y compartiendo la pantalla con la audiencia que lo escucha. A su vez, los asistentes forman parte con comentarios o dudas mediante chat o intervenciones.
Para hacerlo posible, y que los interesados puedan participar, es preciso disponer de una computadora o celular con conexión a internet y el software concreto con clave de acceso.
Entonces, mediante un software de webinar se consigue programar a un momento concreto un seminario web, que en síntesis es una videollamada online, en la que participa un panelista o más y algunos invitados. Este video puede ser transmitido en vivo o grabado para luego difundirlo y reproducirlo.
Al iniciar la presentación, los panelistas se ocupan de dirigir la reunión, asimismo pueden compartir pantalla de su ordenador para mostrar alguna presentación o multimedia. Es posible también habilitar un chat en la misma sesión para que todos los que participan puedan opinar, digan sus dudas o pregunten sobre el tema que se está tratando en la videoconferencia.
El seminario web tiene como fin educar, demostrar, instruir o explicar algo puntual a los asistentes. En la práctica, colabora con la empresa en su posicionamiento como experta en su área, la ayuda a mejorar el conocimiento de marca y subir sus conversiones.
Se aconseja que aunque el seminario web sea en vivo, se grabe, para poder tener acceso luego a esos archivos como referencia en el sitio web, dado que los webinarios suelen ser una gran fuente de contenido permanente que muchos utilizan después para impartir clases o talleres a partir del contenido grabado.
Además, es posible compartir contenido del seminario por medio de una biblioteca de recursos en la web. De esta manera, las visitas al sitio, los clientes y los miembros del equipo pueden consultar fácilmente desde una ubicación cuando sea.
¿Cómo se usa?
Una transmisión de webinar se hace por medio de un software especializado en transmitir video en una red multipunto, donde muchos usuarios interactúan a la par.
Dentro de las características más destacadas están:
Sesión programada
Esta función permite fijar una hora y una fecha para llevar a cabo una reunión mediante un número identificador único.
Registro
Los interesados en participar del evento dejan sus datos de contacto en una landing page u otra página, que luego le permite el acceso al encuentro. Algo que se alcanza con la difusión del evento en diversos canales digitales.
Transmisión en vivo
Casi todos los seminarios web se hacen en vivo, y permiten que el presentador, invitados y público interactúen mediante chats o participaciones directas. Algo común de ver en diferentes ejemplos en los que ambas partes interaccionan en modalidad directa y de tiempo real.
Grabación
Los softwares especializados cumplen la función de grabar y guardar la sesión para que luego se comparta el archivo con más personas. Con esta alternativa, se puede hacer un webinar pre grabado, y no uno si o si en vivo.
Chat de texto
Dentro de la plataforma existe un chat en el que los participantes pueden hacer comentarios relacionados con el tema, que todos los demás ven.
Pantalla compartida
Esta función le asegura al presentador poder compartir la interfaz de su computadora para mostrar una presentación o contenido a la audiencia.
Encuestas
Se trata de preguntas de opción múltiple relacionadas al tema o la marca que los participantes responden en medio o al concluir la reunión.
Pizarrón
Responde a un tablero digital en el que el presentador puede escribir o realizar dibujos para explicar mejor un tema que así lo precise.
Plataformas para webinar
GoToWebinar
Es realmente un clásico porque sus resultados son impecables y de calidad. Es conveniente en especial cuando se ofrece varias sesiones por mes. Contiene informes y análisis de asistencia, aplicaciones móviles y pasarela de pagos en planes avanzados.
Webex
Resulta una plataforma muy conocida, con diferentes planes y que tolera hasta mil asistentes por evento. Admite agregar pizarras compartidas, generar subtítulos de forma automática y guardar grabaciones en la nube para recuperarlas y compartirlas luego.
AnyMeeting
Favorece el envío de correos electrónicos de seguimiento, encuestas y hasta algunas pruebas para quienes buscan evidenciar lo que aprendieron los asistentes. Con este programa, se crean análisis útiles que mejoran las transmisiones.
Zoom
La plataforma Zoom cuenta con planes mensuales o anuales que permiten desde 100 hasta 10 mil participantes, con un alto nivel de seguridad y simplicidad de uso.
ClickMeeting
Es posible usar su versión de prueba y comprobar la utilidad de sus herramientas de chat y sesiones de preguntas, páginas de destino, transmisión simultánea en YouTube o Facebook, y alternativas para compartir presentaciones e interfaz.
EasyWebinar
Compone un creador de landing pages, análisis de gran alcance de las sesiones, segmentación e integraciones para crear sucesos de marketing que sean notables para la audiencia.
Demio
Esta versión tiene herramientas de análisis valiosas, que se enfocan a comprender el ROI de cada transmisión, individualización de las intenciones de compra, tasas de engagement y asistencia, con el objetivo de generar lazos valiosos con las visitas del recurso online.
WebinarNinja
Refiere a una plataforma perfeccionada, que permite agregar documentos descargables en las presentaciones en video, una pasarela de pagos integrada, personalización de los activos por lengua y un sistema de email relevante para las metas de marketing.
¿Cómo ver un webinar?
Los webinars en directo son webinars que acontecen en tiempo real. Puede tratarse de seminarios, clases, análisis o entrevistas que se hacen a una audiencia puntual en modo online directo. Responde a eventos interactivos y la audiencia puede ver y escuchar mientras sucede.
Es necesario que los asistentes se inscriban en la página para tal fin. Así, el día y hora de la presentación, se les conecta con un enlace de invitación al webinar. Estos links se envían por mail y se dirigen al asistente de forma directa al webinar al que se inscribió.
Los enlaces están realizados para uso individual, sólo pueden ser usados por personas que se registraron al evento, y no pueden ser compartidos. Ciertos webinars no se cierran y pueden acceder todos. Si el webinar en directo es grabado, los inscriptos reciben una copia, aun si no pueden asistir al directo.
En ciertas ocasiones es necesario insertar plataformas del webinar en una de streaming. Esto se da cuando el webinar en vivo precisa de más presentadores, o si quienes organizan quieren que se trate de un evento público en redes.
Recomendaciones para un webinar exitoso
Al margen del objetivo, para realizar un webinar útil y de valor, es preciso:
- Optar por un software para seminarios web o plataforma e-learning que reúna buenos proveedores, sea fiable, completo y simple de utilizar.
- Estructurar de forma óptima el webinar, con contenidos claros y tiempos determinados.
- Aportar contenidos relevante y variado, que se adecue a los propósitos del curso y los alumnos.
- Hacer promoción del evento con tiempo para garantizar la reunión de participantes y su asistencia.
- Interactuar con los participantes y promover el ida y vuelta para más dinamismo.
- Evaluar sus resultados para saber cómo fue el webinar.
Como herramienta, los webinars o seminarios web son instrumentos efectivos y versátiles, por lo que seguro de una u otra manera el negocio o la institución educativa puede sacar provecho si se incluye en la estrategia.
Si te encontrás interesado en el asesoramiento sobre plataformas colaborativas empresariales o educativas podés agendar una reunión en Molvertech, disponemos de estrategias y herramientas para cada necesidad.